Ferienpass ist die Software, mit der Ihre Kommune das Ferienprogramm organisiert — von der Aufnahme der Anbieter über die faire Platzvergabe bis zur Abrechnung. Vereine reichen ihre Angebote selbst ein, Familien melden sich online an, Ihr Amt behält den Überblick.
Ferienpass folgt dem Ablauf, den Ihr Amt ohnehin kennt. Die Phase einer Saison wird automatisch aus den Terminen berechnet; mehrere Saisons — etwa Sommer und Herbst — laufen parallel.
Zeitraum, Anmeldefrist und Stichtag der Platzvergabe festlegen, das Vergabeverfahren wählen — fertig ist der Rahmen. Ferienpass zeigt jederzeit, in welcher Phase eine Saison steht.
Vereine, Musikschulen und Träger registrieren sich selbst und reichen ihre Angebote im eigenen Portal ein. Sie prüfen, geben frei oder fragen nach — ohne Mail-Verteiler.
Familien legen ein Konto an, tragen ihre Kinder ein und melden sie online an. Ist ein Angebot voll, entsteht eine Warteliste mit echter Reihenfolge — Ihr Amt sieht jede Anmeldung sofort.
Zum Stichtag vergibt Ferienpass die Plätze nach dem gewählten Verfahren — Windhund, Los, intelligentes Punktesystem oder manuell. Geschwister und Freundespaare bleiben auf Wunsch zusammen.
Jedes Kind hat einen digitalen Ferienpass mit Foto, Alter und QR-Code — im Familien-Portal oder als Sammel-PDF zum Ausdrucken. Anbieter checken am Veranstaltungstag per Scan ein und sehen Notfallkontakt und Abholberechtigte genau dann, wenn sie gebraucht werden.
Familien zahlen online oder per Überweisung; jeder Eingang wird verbucht und nach den Regeln der Saison auf Träger und Anbieter aufgeteilt. Am Ende stehen Sammelauszahlungen und Berichte für Ihre Gremien.
Ein Ferienprogramm besteht aus vielen Einzelteilen: Anbieter, Veranstaltungen, Anmeldungen, Wartelisten, Zahlungen, Nachweise. Heute liegen sie meist über Tabellen, Postfächer und Ordner verteilt. Ferienpass führt sie an einer Stelle zusammen — Aufgabe für Aufgabe.
| Aufgabe | Heute | Mit Ferienpass |
|---|---|---|
| Anbieter aufnehmen | Word-Vordruck per Mail, Verzeichnis in Excel | Anbieter registrieren sich selbst, Sie schalten frei |
| Programm zusammenstellen | E-Mail-Pingpong mit jedem Verein | Anbieter reichen Veranstaltungen ein, Sie geben frei |
| Platzvergabe | Lose ziehen, Listen sortieren | Ein Klick — Windhund, Los, intelligent oder manuell, mit belegbarem Los-Seed |
| Wartelisten | Karteikarten, Nachrücken per Telefon | Echte Position, automatisches Nachrücken mit Benachrichtigung |
| Beiträge | Kladde, Erstattungen von Hand | Online-Zahlung über GiroCheckout (PayPal, Karte, Lastschrift, Wero, Apple/Google Pay), automatische Aufteilung, Sammelauszahlung als CSV oder SEPA |
| Nachweise | Ordner im Archiv | Berichte mit Export und ein revisionssicheres Aktivitätsprotokoll |
Kommune, Anbieter und Familien arbeiten im selben System — jede Gruppe in ihrer eigenen Oberfläche mit genau den Funktionen, die sie braucht. Die Daten jeder Kommune liegen in einer eigenen, getrennten Datenbank.
Steuern und nachweisen
Einreichen und durchführen
Anmelden und dabei sein
Jede Funktion stammt aus dem Alltag kommunaler Ferienprogramme.
Ferienpass verarbeitet Daten von Kindern. Deshalb ist Datenschutz kein Häkchen, sondern eingebaut — und Sie entscheiden, wo die Daten liegen.
Wir betreiben Ferienpass für Sie in einem deutschen Rechenzentrum — ohne eigene Server, mit automatischen Updates und täglichen Backups. Die Daten jeder Kommune liegen in einer eigenen Datenbank.
Ferienpass läuft komplett auf Ihrem eigenen Windows-Server, installiert über einen geführten Assistenten, mit einer Datenbank. Alle Daten bleiben in Ihrer Infrastruktur.
Ferienpass kostet einen einmaligen Kaufpreis und danach einen monatlichen Betrag. Ein Angebot mit konkreten Beträgen für Ihre Kommune erhalten Sie innerhalb von fünf Werktagen.
Angebot anfordernWas Verwaltungen vor der Entscheidung am häufigsten wissen wollen.
In der gehosteten Variante legen wir Ihre Kommune an; ein Einrichtungsassistent führt Sie durch Logo, Farbe, erste Saison und Grundeinstellungen. Auf Ihrem eigenen Server installieren Sie Ferienpass über einen geführten Assistenten. Anbieter registrieren sich anschließend selbst, Sie schalten sie frei.
Ja. Los- und Windhundverfahren nutzen einen gespeicherten Zufalls-Startwert, den Los-Seed. Er wird an der Saison angezeigt, und ein erneuter Lauf kommt zum selben Ergebnis. So belegen Sie, dass die Ziehung nachträglich nicht verändert wurde.
Ja. Familien zahlen den Beitrag direkt im Portal über GiroCheckout, das Bezahl-Gateway der S-Public Services (Sparkassen-Finanzgruppe): PayPal, Kreditkarte, SEPA-Lastschrift, Wero, Apple Pay und Google Pay. Welche Zahlarten angeboten werden, legt Ihre Kommune in ihrem GiroCheckout-Vertrag fest — unabhängig von ihrer Hausbank; das Geld fließt direkt an die Kommune, nicht über uns. Überweisung und Barzahlung erfassen Sie daneben manuell. Jeder Eingang wird verbucht und nach den Regeln der Saison auf Träger und Anbieter aufgeteilt; Sozial- und Geschwisterrabatte sowie ein Kostenträger-Vermerk für BuT-Fälle sind vorgesehen.
In der gehosteten Variante ausschließlich in einem deutschen Rechenzentrum, technisch je Kommune getrennt. Auf Ihrem eigenen Server liegen alle Daten in Ihrer Infrastruktur. In beiden Fällen gelten dieselben Werkzeuge: Einwilligungen, Datenexport, Konto-Löschung und Aktivitätsprotokoll.
Das Anbieter-Portal ist bewusst schlank: Veranstaltung einreichen, Teilnehmerliste einsehen, per QR-Code einchecken. Ein Handbuch ist direkt im Portal eingebaut („Hilfe & Handbuch“), ebenso im Kommune-Portal.
Ja. Jede Kommune hat eine eigene öffentliche Seite mit eigenem Logo, eigener Akzentfarbe und eigenen Texten. Auch Flyer und E-Mail-Texte passen Sie im System an.
Aus einem einmaligen Kaufpreis und einem monatlichen Betrag. Die konkreten Beträge stehen in Ihrem Angebot, das Sie innerhalb von fünf Werktagen erhalten.
In einem kostenlosen Erstgespräch zeigen wir Ihnen den kompletten Ablauf. Gerne stellen wir Ihnen anschließend für mehrere Wochen einen Demozugang zur Verfügung. So können Sie alle Funktionen in Ruhe ausprobieren und Ihre eigenen Veranstaltungen und Daten eintragen. Auf Wunsch erhalten Sie ein konkretes Angebot innerhalb von fünf Werktagen.